Künstliche Intelligenz im Einsatz

Berge von Aktenordnern, Meere aus Papier, ein dichter Unterlagendschungel – die Zeiten sind vorbei, in denen sich zeitraubend durch dieses unwirtliche Terrain gekämpft werden muss. Mit faScan beginnt die Reise in eine papierlose Welt – digital und ökologisch. Durch Künstliche Intelligenz kann faScan Dokumente und Unterlagen erkennen und zuordnen – losgelöst von der Notwendigkeit einer direkten Kontrolle durch einen Programmierer. Mindestens drei neuronale Netzwerke und moderne Analysemethoden ermöglichen eine kontrollierte Dokumentenerkennung: die Basis für ein einfaches und intuitives Weiterarbeiten.

Eine professionelle Baufinanzierung heißt heutzutage: viel Bürokratie. Insbesondere die Verwaltung und die Verarbeitung des breiten und heterogenen Spektrums an Unterlagen, mit denen Sachbearbeiter in der Baufinanzierungsbranche konfrontiert werden, stellen große Herausforderungen dar. Die gesamte Breite an Lebenskonstellationen spiegelt sich darin wider: Wer finanziert ein Vorhaben? Ein verheiratetes Ehepaar mit zwei Kindern, oder zwei getrennt lebende Menschen? Welcher Notar betreut das Projekt, wie gestaltet er seine Kaufverträge und Teilungserklärungen? Architekten mit unterschiedlichen Baubeschreibungen und Exposés, Arbeitsverträge und Gehaltsbelege, Formulare von Banken und Kreditinstituten – all das hat Auswirkung darauf, welche Form und welchen Inhalt Dokumente letztendlich aufweisen.

Ordnung in dieses unübersichtliche Dickicht unterschiedlicher Dokumentenformen und -inhalte bringt faScan, indem es Unterlagen intelligent und vollautomatisch einscannt, aufschlüsselt und zuordnet.

 

Segmentierung – Klassifizierung – Spezifizierung

Die Reise beginnt mit der Segmentierung der Dokumente: faScan erkennt, wo ein Dokument beginnt und wo es endet, an welcher Stelle Informationen liegen und was diese besagen – ganz ohne Zutun eines Menschen. Der digitalisierte Dokumentenstapel wird mit Hilfe dieser Informationen an den jeweiligen Anfangs- und Endpunkten durchtrennt. Danach erfolgt Etappe 2 der faScan-Reise: die Klassifizierung. Anhand der aufgeschlüsselten Informationen erkennt die Software etwa, ob es sich bei dem Dokument um einen Grundbuchauszug oder eine Teilungserklärung handelt und im Detail auch, ob Baubeschreibungen und Flurkarten oder Eigenkapital- und Banknachweise integriert sind.

Die Software durchläuft dabei in Millisekunden eine ganze Reihe von Methoden, die sich gegenseitig absichern und eine exakte Erkennung gewährleisten. Und das nicht nur bei einzelnen Dokumenten, sondern auch bei ganzen Akten, die bei mehreren Antragstellern, Objekten und involvierten Unternehmen, viele Dutzend, wenn nicht sogar Hunderte von Seiten umfassen können – ein Abtauchen in ein undurchsichtiges Papiermeer ist damit nicht mehr notwendig.

Das Einsatzgebiet der Software deckt alle Unterlagen und Informationen des gesamten Finanzierungsprozesses ab. Dazu gehören etwa Dokumente aus dem Bereich des Antrags und der Bearbeitung, der Vertrag, notarielle Eintragungen, Informationen zur Liegezeit, zum Forderungs- und Mahnwesen und zur Abwicklung.

 

faScan geht in die Tiefe

Nächster Halt: die spezifische Unterlagenerkennung. Bei diesem erfasst faScan im Detail etwa, welcher Gehaltsbeleg von welcher Person vorliegt oder ob es sich um den Grundbuchauszug von Objekt XY oder einem zweiten Objekt YZ handelt. Dieses Feature geht sehr in die Tiefe und ist aktuell in nur wenigen Instituten in diesem Detailgrad vorhanden.

Das ist eine enorme Zeitersparnis, da spezifische Daten nicht länger mühsam abgetippt werden müssen. Aufgrund der hohen Komplexität der Spezifizierung ist viel Zeit des Forschungsprojekts in diesen Bereich geflossen. Da sich die Künstliche Intelligenz in faScan die Arbeitsprozesse nach und nach selbständig aneignet, verbessert sich die Qualität der Zuordnung stetig: Erkennungsfehler werden sukzessive ausgemerzt.

Danach sendet faScan die Unterlagen an die Bank und den Documentmaster. Dessen komfortable Oberfläche bietet Usern die Möglichkeit, schnell und bequem in den Arbeitsprozess einzugreifen; per Drag & drop können zudem Unterlagen an die richtige Position geschoben werden. Ein Indizierer oder Bearbeiter hat die Möglichkeit, dem Dokument weitere Informationen mitzugeben. Besonderheiten lassen sich per virtuellem Stift einkreisen, Markierungen oder eigene Notizen können hinzugefügt werden. All diese Informationen werden automatisch in die jeweilig angebundene digitale Akte des Systems übertragen. Übernommen werden auch die Verbesserungen am Dokument sowie Informationen und Notizen, die mit dem digitalen Zeichenstift eingetragen wurden. Das Originaldokument wird für einen lückenlosen und transparenten Arbeitsprozess aufbewahrt. Eingaben und Änderungen, die im DocMaster vorgenommen werden, werden in den komplexen Algorithmus von faScan zurück gespeist. Eine Symbiose: Die Software erspart dem Sachbearbeiter monotone und zeitaufwendige Tätigkeiten und wird von ihm im Gegenzug mit Wissen gefüttert.

 

Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile

faScan übermittelt das erfasste Dokument mit allen Informationen an die jeweilige digitale Akte. Die Software und das Kreditprocessingsystem sind aufgrund der High Speed-Verarbeitung und der vielen Nutzungsmöglichkeiten perfekt aufeinander abgestimmt. Da viele Unternehmen bislang noch über keine digitale Akte verfügen, wird PRO-DIRECT-FINANCE diese Möglichkeit als ein optionales Paket bald in das Angebot aufnehmen.

 

Anwendungsfälle (Business Cases) für faScan können sein:

1. Ein Finanzierungsbearbeiter oder -berater erfasst die Daten auf Basis der am zweiten Bildschirm im DocumentMaster strukturiert angezeigten und durch faScan analysierten Dokumente;
2. ein Finanzierungsbearbeiter oder -prüfer verifiziert die erfassten Daten mit Hilfe der erkannten Dokumente (am zweiten Bildschirm per DocMaster oder digitaler Akte);
3. ein zentraler Posteingang eines Kredit- oder Versicherungsinstitutes digitalisiert per faScan gescannte Papiere und E-Mails mit Dunkelanalyse und zentraler Nacharbeitung als Vorarbeit für Finanzierungsberater oder -prüfer.

 

Die Vorteile durch den Einsatz von faScan sind zahlreich: Warum sollte ein Antragsteller noch den Weg zur Post auf sich nehmen, wenn er sein Anliegen zusammen mit den benötigten Dokumenten gleich in ein Transportfach geben kann? Der richtige Sachbearbeiter hat blitzschnell alle Informationen und Unterlagen digital und sortiert auf seinem virtuellen Tisch und kann die Bearbeitung beginnen. Erkennungslücken sind auf der komfortablen Oberfläche des DocMasters schnell zugeordnet.

Das Resultat ist für alle Beteiligten ein sehr viel schnelleres und unkompliziertes Arbeiten. Die Zeiten, in denen Informationen aufwendig in einer Papierakte gesucht werden müssen, haben ein Ende. faScan verbessert wesentlich die Kommunikation und Geschwindigkeit in den Arbeitsabläufen, ohne dass dafür echte Bäume geopfert werden müssten. Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit gehen dadurch Hand in Hand.

 

Der Artikel ist vor kurzem in der neuesten Ausgabe des Banken-Magazins „Vorsprung“ erschienen. Lesen Sie hier mehr über die Chancen und Herausforderungen durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz! 

 

 

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